Nhiều người cho rằng, văn thư là một công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng cũng như áp lực về công việc nhưng thật sự có phải như thế không? Vậy văn thư là gì?
Mỗi loại công việc đều đòi hỏi người đảm nhận phải có những yếu tố phù hợp với tính chất công việc thì mới đảm nhận được tốt công việc được giao. Và dĩ nhiên, mỗi loại công việc cũng đều có những áp lực nhất định mà những người ngoài cuộc không thể nào cảm nhận hết được. Chính vì vậy, nếu nói nghề văn thư nhàn hạ và không hề áp lực là một điều hoàn toàn không chính xác. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu văn thư là gì? Và những công việc mà nhân viên văn thư phải làm là như thế nào nhé!
1. Văn thư là gì?
Phải chăng văn thư chỉ việc ngồi phòng lạnh, uống trà và ghi chép phân loại hồ sơ, giấy tờ không hay thôi. Chẳng công việc nào trên đời nhàn hạ cả, mọi người đều phải cố gắng nỗ lực để có được thành quả lao động xứng đáng. Làm một nhân viên văn thư là một điều không hề dễ dàng mà bất kỳ ai cũng có thể làm được.
Văn thư là công việc dành cho những người cẩn thận và tỉ mỉ những người làm văn thư sẽ chịu trách nghiệm về việc lưu trữ những thông tin, số liệu liên quan đến công việc của một đơn vị, cơ quan, tổ chức… Việc tra cứu hồ sơ thông tin liên quan sẽ phụ thuộc vào người làm công việc văn thư. Muốn hệ thống thông tin, tra cứu được liền mạch không bị thất lạc thì vai trò của người làm văn thư cực kỳ quan trọng.
2. Mô tả công việc của một văn thư
Quản lý hồ sơ và giấy tờ liên quan
Tiếp nhận thông tin công văn, văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức chuyển đến các đơn vị liên quan để giải quyết.
Lưu trữ dữ liệu cần thiết để công ty dễ dàng tìm kiếm.
Trực tiếp ghi nhận và xử lý các trường hợp báo cáo bị thất lạc hay tình trạng nhân viên xin nghỉ do ốm đau hay nghỉ thai sản.
Theo dõi nội quy và nề nếp làm việc của các nhân viên của công ty có đúng quy định hay không và ghi nhận lại báo cáo đánh giá nhân sự cuối tháng.
Theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi hợp lý cho tất cả các nhân viên.
In ấn, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp theo yêu cầu của các phòng ban.
Lên bảng lương hàng tháng cho nhân viên
Tiến hành chấm công hàng tháng
Tính lương, phụ cấp, lương thưởng cho toàn bộ nhân viên và trình lên ban lãnh đạo xem xét
Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán
Đảm nhiệm công việc lễ tân
Trực điện thoại và tư vấn giao dịch với khách hàng
Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với ban lãnh đạo một cách hoàn hảo nhất.
Hỗ trợ tài liệu văn thư cho cấp trên khi giao dịch với các đối tác khác.
Tổ chức, điều phối sự kiện liên hoan, tất niên, cuộc họp hay hội thảo của công ty với khách hàng và nội bộ.
Quản lý tài sản, thiết bị
Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty có bị hư hao hay thất thoát hay không.
Lên thời gian và quan sát hoạt động bảo trì máy móc thiết bị của công ty sao cho phù hợp.
Báo cáo tình hình thiết bị, cơ sở hạ tầng công ty theo thời gian cố định, theo quý, theo tháng, theo năm.
Bổ sung các dụng cụ thiết bị văn phòng để đảm còn thiếu nhằm bảo môi trường làm việc tốt nhất cho tất cả nhân viên.
Lên bảng thống kê về những vật dụng văn phòng phẩm cho mỗi phòng ban khi cần thiết.
Lên kế hoạch về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua
Quản lý hồ sơ nhân sự
Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự, phối hợp với phòng nhân sự tuyển dụng nhân viên định kỳ.
Theo dõi nhân sự trong thời gian thử việc, và soạn thảo hợp đồng lao động cho nhân viên.
Tiến hành đánh giá thái độ làm việc của nhân viên trong quá trình tập sự.
Theo dõi và báo cáo tình hình thông tin hồ sơ lưu trữ cho lãnh đạo hàng tháng.
Cập nhật hồ sơ thủ tục pháp lý theo đúng quy định của pháp luật.
Bổ sung hồ sơ cho nhân viên đầy đủ tránh thiếu sót.
Trên đây, là toàn bộ công việc mà một nhân viên văn thư phải đảm nhận trong khi làm việc. Liệu sau khi đọc qua mô tả công việc trên bạn còn cảm thấy công việc của một nhân viên văn thư nhàn hạ như nhiều người nhận xét hay không?
Mong rằng, thông qua những chia sẻ trong bài viết này bạn đã có thêm cho mình những hiểu biết đầy đủ về nghề văn thư là gì? Từ đó tôn trọng hơn công việc của họ, và trân trọng sức lao động của họ hơn.